Kennis · Finance organiseren

Wanneer heb je een controller nodig?

Zodra de vraag over je cijfers verandert van “wat is er gebeurd” naar “waarom is het gebeurd, en wat betekent dat voor volgende maand”. Niet op een bepaalde omzet en niet bij een bepaald aantal medewerkers.

Tim Samsom · Oprichter Finable Gepubliceerd Leestijd ongeveer 7 minuten

Het korte antwoord

Je hebt controlling nodig op het moment dat een kloppende administratie niet langer genoeg is om een beslissing te nemen. Dat moment hangt nauwelijks samen met je omzet of je personeelsbestand, en veel meer met hoe ingewikkeld je bedrijf in elkaar zit.

Dat laatste is lastig te geloven, want er circuleren wel degelijk omzetgrenzen. De drempels die in Nederlandse artikelen worden genoemd lopen alleen sterk uiteen, en geen van die grenzen is wettelijk vastgelegd of door onderzoek onderbouwd. Het zijn vuistregels van de partij die ze opschrijft.

Wat wél voorspelt of je controlling nodig hebt, is hoeveel er te verklaren valt. Een bedrijf met één dienst, één bv en voorspelbare kosten kan veel langer toe met een goede boekhouder dan een bedrijf met meerdere entiteiten, projectadministratie en sterk wisselende marges.

Een kloppende administratie is geen grip. Het is de voorwaarde ervoor.

Vier fasen: van vastleggen naar sturen

Financewerk groeit niet gelijkmatig mee met een bedrijf. Het verandert in stappen, en bij elke stap verandert de vraag die iemand moet kunnen beantwoorden. Dit is de indeling die wij bij Finable gebruiken om te bepalen waar een organisatie staat.

  1. 01

    Vastleggen

    “Wat is er gebeurd?”

    Facturen, bank, btw, een administratie die klopt en op tijd is.

    Boekhouder of administratiekantoor

  2. 02

    Afsluiten

    “Klopt het ook echt?”

    Aansluitingen, voorzieningen, onderhanden werk, een maand die dicht kan.

    Boekhouder, vaak met hulp

  3. 03

    Verklaren

    “Waarom is het zo?”

    Marge per product of klant, afwijkingen ten opzichte van vorige maand en budget, cashontwikkeling.

    Hier begint controlling

  4. 04

    Vooruitkijken

    “Wat gaan we doen?”

    Forecast, scenario’s, investerings- en prijsbeslissingen onderbouwen.

    Controller of CFO

De overgang die ertoe doet, zit tussen twee en drie. In fase twee is het antwoord op elke vraag terug te vinden in de administratie. In fase drie niet meer: daar moet iemand cijfers naast elkaar leggen, een verschil verklaren en er een oordeel over geven. Dat is ander werk, en het vraagt andere ervaring.

Deze indeling is een Finable-model, geen standaard uit de literatuur. Hij is bedoeld om een gesprek te structureren, niet om een organisatie in een hokje te plaatsen. In de praktijk zitten bedrijven vaak tegelijk in twee fasen: de ene entiteit loopt voor, de andere achter.

De signalen dat je in fase drie zit

De overgang is in de cijfers zelf niet te zien. Hij wordt zichtbaar in de gesprekken eromheen. Dit zijn de signalen die wij het vaakst terugzien:

  • De maandcijfers zijn er, maar niemand kan uitleggen waarom de marge twee procentpunt lager ligt dan vorig kwartaal.
  • Je boekhouder zegt steeds vaker: dat weet ik niet, dat is een vraag voor de directie.
  • Elke vraag van je bank, investeerder of aandeelhouder wordt een Excel-project van een halve week.
  • Beslissingen over prijzen of aannames worden genomen op gevoel, terwijl de cijfers er wel zijn.
  • De afsluiting loopt elke maand uit en niemand voelt zich er eigenaar van.
  • Je kijkt zelf in de administratie omdat je het antwoord anders niet krijgt.

Eén signaal is nog geen conclusie. Herken je er meerdere tegelijk, dan ontbreekt meestal niet nóg een rapportage, maar iemand die de cijfers controleert, verklaart en vertaalt naar beslissingen.

Wanneer je nog geen controller nodig hebt

Er wordt zelden opgeschreven wanneer het antwoord gewoon nee is. Toch is dat voor een deel van de lezers de juiste uitkomst.

Je hebt waarschijnlijk nog geen controller nodig als je bedrijf één opbrengststroom heeft, in één entiteit zit, en je de belangrijkste beslissingen kunt nemen op basis van je orderboek en je banksaldo. Ook niet als er geen externe partij is die periodiek cijfers wil zien, en je marges stabiel genoeg zijn dat een afwijking meteen verklaarbaar is.

En er is een geval waarin een controller aannemen ronduit de verkeerde volgorde is: wanneer je administratie nog niet op orde is. Een controller die eerst maanden moet opruimen voordat hij kan verklaren, is een dure boekhouder. Fase drie heeft fase één en twee nodig als fundament.

Wat de wet hier wel en niet over zegt

Er bestaat geen wettelijke omzet- of personeelsgrens vanaf wanneer een bedrijf een controller moet hebben. De wet kent wél omvangscriteria: een rechtspersoon die structureel boven de grenzen van artikel 2:396 BW uitkomt, geldt niet langer als klein en moet de jaarrekening laten controleren door een accountant (artikel 2:393 BW).

Die criteria gaan over verantwoording achteraf aan de buitenwereld, niet over de vraag of je binnen je eigen bedrijf kunt sturen. Wat de behoefte aan controlling wél bepaalt, is de complexiteit van je organisatie en de vragen die je met financiële informatie wilt beantwoorden.

Wat er gebeurt als je wacht

Uitstel is comfortabel, want er gaat niets zichtbaar kapot. De schade is traag en meestal pas achteraf zichtbaar.

Wat we in de praktijk zien: prijzen worden te laat aangepast omdat niemand ziet dat de marge al twee kwartalen zakt. Een verlieslatende klant of productlijn blijft draaien omdat de kosten nooit zijn toegerekend. Een financieringsaanvraag loopt vertraging op omdat de cijfers er wel zijn maar niet uit te leggen. En de ondernemer gaat zelf in de administratie zitten, meestal in de avonduren, waardoor precies dat werk blijft liggen waarvoor hij is aangenomen.

Los van elkaar lijken dit kleine problemen. Samen zijn het signalen dat het ontbreken van financiële duiding inmiddels operationele gevolgen krijgt.

Boekhouder, controller of een team: wie doet wat?

De woorden boekhouder, controller en finance-team beschrijven geen scherp afgebakende takenpakketten. Ze beschrijven waar het zwaartepunt van het werk ligt. Wat er in de praktijk onder valt, verschilt per kantoor, per bedrijf en per afspraak.

  • Boekhouder of administratiekantoor

    Waar ligt de nadruk?Op vastleggen en afsluiten: de administratie bijhouden, aangiften verzorgen en de maand kloppend krijgen. Veel kantoren doen daarnaast meer, van rapportage tot advies; hoe ver dat gaat verschilt per kantoor en per opdracht.
    Wanneer past dit?Als de belangrijkste vraag is of de cijfers kloppen en op tijd zijn, en het verklaren en vooruitkijken elders belegd is of nog beperkt nodig.

  • Controller

    Waar ligt de nadruk?Op verklaren en vooruitkijken: afwijkingen duiden, kosten en marges toerekenen, en rapportage maken waar een beslissing op kan rusten. In kleinere organisaties zit er in de praktijk vaak ook uitvoerend werk bij.
    Wanneer past dit?Als er structureel genoeg te verklaren en te onderbouwen valt om er een afgebakende rol voor in te richten, en de administratie eronder al staat.

  • Een finance-team

    Waar ligt de nadruk?Op meerdere fasen tegelijk, verdeeld over meer dan één persoon: uitvoering, afsluiting en analyse liggen dan niet bij dezelfde iemand. Wat het team oppakt, hangt af van wat je erbij neerlegt.
    Wanneer past dit?Als het werk over meerdere fasen verspreid ligt, maar per fase te weinig is om een eigen functie te vullen. Het is geen zwaardere versie van de andere twee, maar een andere verdeling van hetzelfde werk.

Deze drie sluiten elkaar niet uit. Veel bedrijven houden hun boekhouder en voegen alleen het verklaren toe; andere brengen een breder deel onder bij één partij. Welke vorm daar praktisch bij past — iemand aannemen, tijdelijk inhuren of het werk laten uitvoeren — is een aparte vraag. Die komt hierna aan bod.

Controlling nodig is niet hetzelfde als iemand aannemen

Bij de bedrijven die wij spreken vult de eerste structurele controllingbehoefte vaak nog geen fulltime functie. Er is terugkerend werk, maar niet noodzakelijk voor vijf dagen per week. Dat maakt een eerste controllerhire lastig: er is al behoefte aan controle en analyse, maar nog niet altijd genoeg gespecialiseerd werk om een volledige rol logisch te vullen.

Voordat je die keuze maakt, helpt het om te weten welk financewerk er precies ligt en wie het nu bezit; dat staat in finance afdeling inrichten. De opties op hoofdlijnen: iemand in dienst nemen, tijdelijk inhuren, of het werk laten uitvoeren door een partij die het als vast onderdeel oppakt. Welke vorm past, hangt af van hoeveel werk er structureel is en hoe dicht het op je business moet zitten. Overweeg je een vacature, dan zet de vergelijking tussen één finance-hire en een team de afweging naast elkaar. Overweeg je het uit te besteden, dan staat op de pagina over finance uitbesteden wat dat in de praktijk betekent. Zit je in een fase waarin de complexiteit sneller groeit dan de organisatie, dan is finance voor scale-ups het bijbehorende verhaal.

Wat je ook kiest: het principe dat grote organisaties hierbij hanteren, is dat uitvoering en oordeel niet bij dezelfde persoon hoeven te liggen. Hoe zij financewerk verdelen, staat in het artikel over grote organisaties.

Waar staat jouw organisatie nu?

Twee vragen zijn genoeg om je fase te bepalen.

  1. Hoeveel werkdagen na het einde van de maand ligt er een rapportage waarin de afwijkingen zijn verklaard?
  2. Wie heeft die verklaring geschreven?

Is het antwoord op de tweede vraag “niemand”, of “ik, in het weekend”, dan zit je in fase drie en mist je organisatie controlling. Duurt het structureel langer dan ongeveer tien werkdagen voordat die rapportage er ligt, dan zouden wij eerst naar het afsluitproces kijken voordat we meer analyse toevoegen.

Die tien werkdagen zijn een vuistregel uit onze eigen praktijk, geen norm. Er bestaat geen wettelijke of algemeen aanvaarde termijn waarbinnen een maandrapportage klaar moet zijn.

Benieuwd wat controlling voor jouw organisatie zou kosten?

Vraag een indicatie aan →

Veelgestelde vragen

Vanaf welke omzet heb je een controller nodig?

Er bestaat geen omzetgrens. De drempels die in Nederlandse artikelen worden genoemd lopen sterk uiteen, en geen enkele daarvan is wettelijk of door onderzoek onderbouwd. Wat wel voorspelt of controlling nodig is: het aantal entiteiten, het aantal opbrengststromen, de mate waarin kosten aan opbrengsten moeten worden toegerekend en of er externe partijen zijn die periodiek cijfers willen zien. Twee bedrijven met dezelfde omzet kunnen daarom een heel verschillende behoefte hebben.

Wat is het verschil tussen een boekhouder, accountant en controller?

Van deze drie is accountant een beschermde titel: alleen wie aan de wettelijke voorwaarden voldoet en in het accountantsregister staat ingeschreven, mag die titel voeren. Boekhouder en controller zijn dat niet. Een functienaam vertelt daarom niet precies welk werk iemand doet. Op hoofdlijnen: bij een boekhouder of administratiekantoor ligt het zwaartepunt meestal op de administratie, de aangiften en het opleveren van de cijfers. Een accountantskantoor kan, afhankelijk van de opdracht en de bevoegdheden, onder meer administratie-, samenstel-, advies- en controlewerk uitvoeren. Bij een controller ligt het zwaartepunt doorgaans op controle, analyse, managementinformatie en het verklaren van de resultaten. De grenzen lopen in de praktijk in elkaar over. Kijk daarom niet alleen naar de functietitel, maar vooral naar welk werk je nodig hebt en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Is een business controller hetzelfde als een financial controller?

Nee, al lopen de titels in het mkb door elkaar. Een financial controller bewaakt of de cijfers kloppen: aansluitingen, afsluiting, rapportage. Een business controller werkt vanuit diezelfde cijfers naar de business toe: marges, investeringen, prijsstelling, scenario’s. Groeiende bedrijven hebben meestal eerst het eerste nodig en pas later het tweede. Een vacature die beide vraagt, vraagt in de praktijk om twee profielen.

Kan mijn accountant de controlling doen?

Ja. Sommige accountants- en administratiekantoren bieden naast jaarwerk en fiscaliteit ook maandrapportage, controlling of CFO-diensten aan. De relevante vraag is daarom niet alleen of je accountant het kán, maar of het onderdeel is van jullie samenwerking: op het ritme dat je nodig hebt, met iemand die verantwoordelijk is voor de afsluiting, de analyse en de opvolging. Staat dat nergens afgesproken, dan gebeurt het in de praktijk zelden vanzelf.

Heb ik meteen een fulltime controller nodig?

Vaak niet meteen. Bij de bedrijven die wij spreken is de eerste controllingbehoefte terugkerend werk, maar nog geen volledige week. Dat is te weinig voor een fulltime functie en te veel om er even bij te doen, en het is een van de redenen dat een eerste controllerrol lastig in te vullen is.

Wat kost controlling?

Dat hangt af van de vorm die je kiest: iemand in dienst nemen, inhuren of het werk uitbesteden. Bij een dienstverband komen naast salaris ook werkgeverslasten, werving en het risico van vertrek. Bij uitbesteden betaal je voor het werk dat wordt overgenomen. Dit artikel doet daar bewust geen bedragen over; voor een indicatie voor je eigen situatie kun je een aanvraag doen.

Bronnen

Dit artikel doet twee feitelijke claims die onderbouwing nodig hebben: dat de wet omvangscriteria kent maar geen grens vanaf wanneer een controller verplicht is, en dat accountant een beschermde titel is terwijl boekhouder en controller dat niet zijn. De rest is een Finable-model of een observatie uit onze eigen praktijk, en staat in de tekst ook als zodanig benoemd.