Je finance uitbesteden zonder de controle uit handen te geven.
Finable runt je dagelijkse finance, maandafsluiting, controlling en rapportage. Eén vast team, één aanspreekpunt en één vaste maandprijs.
Wanneer wordt finance uitbesteden interessant?
Bijna niemand begint met zoeken naar “finance uitbesteden”. Het begint met een van deze vijf situaties.
-
01
De vacature staat al maanden open
Je zoekt een allrounder die administratie, afsluiting, controlling én rapportage aankan. Dat profiel is lastig te vinden.
-
02
Finance hangt aan één persoon
Eén iemand kent de administratie, de afspraken en de uitzonderingen. Bij vakantie of vertrek staat het stil.
-
03
De administratie loopt, controlling ontbreekt
De boekingen zijn bij, maar niemand komt toe aan aansluitingen, marges en afwijkingen.
-
04
Rapportages komen te laat
De cijfers zijn er pas halverwege de volgende maand. Sturen doe je dan op gevoel.
-
05
Je hebt meer nodig, maar nog geen afdeling
Meer capaciteit en meer expertise dan nu, zonder meteen een compleet intern finance-team op te bouwen.
Welke financewerkzaamheden kun je uitbesteden?
Finance uitbesteden is veel breder dan boekhouding uitbesteden. Het gaat om vier lagen, en je kiest zelf welke je bij Finable neerlegt.
Dagelijkse finance
Het werk dat elke week doorgaat en dat vastloopt zodra er één persoon uitvalt.
- Facturen verwerken
- Bank verwerken
- Debiteuren en betalingen
- Payroll
Maandafsluiting
De stap die het vaakst blijft liggen als de dagelijkse finance al alle tijd opeet.
- Aansluitingen
- Btw
- Maanddossier
- Controles
Controlling
Niet alleen kloppende cijfers, maar de vraag wat ze betekenen.
- Marge
- Cash en werkkapitaal
- Afwijkingen verklaren
- Budget versus realisatie
Rapportage & inzicht
De cijfers op tijd, met duiding, klaar voor het gesprek met directie of stakeholders.
- Managementrapportage
- Duiding bij de cijfers
- Stakeholders
- Periodiek bespreken
Eén team voor de hele keten, in plaats van een losse partij per onderdeel. Bekijk hoe het finance-team is opgebouwd →
Uitbesteden betekent niet dat je afstand neemt van je cijfers.
De grootste zorg bij uitbesteden is controleverlies. Daarom scheiden we drie dingen die vaak op één hoop gaan.
Verwerken, afsluiten, controleren en rapporteren. Welk deel dat precies is, spreken we vooraf af.
Wat er in de cijfers opvalt, bespreken we periodiek. Hoe diep dat gaat, hangt af van de afgesproken scope.
Beslissingen over prijzen, investeringen en personeel blijven bij het management, net als de verantwoordelijkheden die bij het bestuur horen.
De uitvoering kan buiten je organisatie plaatsvinden. Het financiële inzicht moet juist dichter bij je komen.
Finance uitbesteden of iemand aannemen?
Deze modellen zijn niet beter of slechter dan elkaar. Ze zijn voor verschillende dingen bedoeld.
Welke keuze past, hangt af van hoeveel financewerk er achter je organisatie zit en wat je intern wilt houden. Overweeg je iemand aan te nemen? Vergelijk één finance-hire met een Finable-team →
Zo werkt finance uitbesteden met Finable
Geen standaardpakket. We beginnen bij de finance-organisatie die er al staat.
-
1
We beginnen met een scan
We brengen in kaart wat er al staat: welk werk wordt gedaan, wie waarvoor verantwoordelijk is en waar capaciteit of expertise ontbreekt.
-
2
Samen bepalen we de scope
Wat goed werkt, laten we staan. We spreken af welke werkzaamheden Finable overneemt en welke bij jou blijven.
-
3
We richten de samenwerking in
Werkafspraken, toegang en systemen worden geregeld en het afgesproken werk wordt gecontroleerd overgedragen.
-
4
Daarna elke maand
Uitvoeren, afsluiten, controleren, rapporteren en bespreken. Een vaste cyclus in plaats van losse werkzaamheden.
Wat er precies gebeurt nadat je ja zegt, staat stap voor stap op zo werkt Finable.
Mensen waar oordeel nodig is. Technologie waar het slimmer kan.
Finable standaardiseert processen, werkt met financiële software en automatiseert waar dat passend is. Dat verkleint het handmatige deel van het werk.
Wat overblijft is juist het werk waar mensen nodig zijn: uitzonderingen, controle, interpretatie en het gesprek over wat de cijfers betekenen.
Technologie moet finance minder handmatig maken. Niet minder betrouwbaar.
Van sceptisch naar “ik zou het iedereen aanraden.”
Sander was eerst huiverig om zijn finance uit handen te geven. Dus begon hij klein: alleen het inboeken. Het vertrouwen groeide en Finable nam steeds meer over. Inmiddels wordt vrijwel zijn hele dagelijkse finance door het team gedaan.
Bekijk de case →Voor welke bedrijven is finance uitbesteden interessant?
Niet de omvang van je organisatie bepaalt dit, maar de hoeveelheid en complexiteit van het financewerk erachter.
- Bedrijven die meer nodig hebben dan alleen boekhouding.
- Bedrijven zonder compleet intern finance-team, maar met het werk dat erbij hoort.
- Bedrijven die finance willen professionaliseren nu ze groeien.
- Bedrijven die te afhankelijk zijn van één persoon.
- Bedrijven die moeite hebben om financecapaciteit te vinden of vast te houden.
- Bedrijven die betere controlling en rapportage nodig hebben dan er nu is.
Wat kost finance uitbesteden?
Er is geen standaardpakket en geen prijs op basis van omzet. Eerst bepalen we de scope, daarna volgt een vaste maandprijs.
Welke werkzaamheden Finable overneemt en welke bij jou blijven.
Hoeveel er verwerkt moet worden, bijvoorbeeld aan facturen en mutaties.
Meerdere entiteiten, landen of administraties maken het werk zwaarder.
Wat er al staat aan systemen, processen en vastlegging.
Hoe uitgebreid de afsluiting, controlling en managementinformatie moeten zijn.
Een heel finance-team. Voor minder dan één controller.
Vraag je indicatie aan →Finance anders organiseren is niet nieuw.
Grote organisaties verdelen financewerk al jaren over lokale teams en gespecialiseerde serviceorganisaties. Niet omdat alles kan worden uitbesteed, maar omdat niet ieder type financewerk door dezelfde persoon of op dezelfde plek hoeft te gebeuren.
Lees hoe grote organisaties hun finance organiseren →Wat betekent finance uitbesteden?
Dat je financewerk structureel door een externe partij laat uitvoeren in plaats van door eigen medewerkers. Dat kan alleen de administratie zijn, maar ook een breder deel van de finance-functie: dagelijkse finance, maandafsluiting, controlling en rapportage. Wat je uitbesteedt, bepaal je zelf.
Welke financewerkzaamheden kan ik uitbesteden?
Finable kan een breed deel van de operationele finance-functie verzorgen: van dagelijkse finance en maandafsluiting tot controlling en rapportage en inzicht. Welke werkzaamheden daadwerkelijk worden overgenomen, bepalen we per organisatie, op basis van wat er al goed loopt en waar capaciteit of expertise ontbreekt.
Is finance uitbesteden hetzelfde als boekhouding uitbesteden?
Nee. Boekhouding uitbesteden dekt het vastleggen en verwerken. De finance-functie is breder: daar horen ook de afsluiting, de controle op de cijfers, de rapportage en het gesprek daarover bij. Veel bedrijven hebben het eerste al geregeld en merken dat het tweede blijft liggen.
Vervangt Finable mijn boekhouder of accountant?
Niet noodzakelijk. Werkzaamheden waarvoor een specifieke externe bevoegdheid of specialistische expertise nodig is, zoals het ondertekenen van een jaarrekening of specialistisch fiscaal advies, vallen niet onder de kern van Finable. Waar nodig sluit Finable aan op de accountant of fiscalist die daarvoor verantwoordelijk is. Voor de start spreken we af wie welk werk doet.
Kan ik maar een deel van finance uitbesteden?
Ja. Een samenwerking hoeft niet te beginnen met de volledige finance-functie. We kunnen starten met de werkzaamheden waar op dat moment capaciteit of expertise ontbreekt en andere onderdelen laten staan. Als de organisatie of de behoefte verandert, kan de verdeling opnieuw worden bekeken.
Wat blijft mijn eigen verantwoordelijkheid?
De uitvoering kan bij Finable liggen, maar beslissingen over je bedrijf blijven bij jou. Dat geldt ook voor de verantwoordelijkheden die bij het management en het bestuur horen. Voor de start leggen we vast welke werkzaamheden bij jullie blijven, welke Finable overneemt en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Wat kost finance uitbesteden?
De maandprijs wordt bepaald door het werk dat Finable overneemt en de omvang en complexiteit daarvan: de werkzaamheden binnen de samenwerking, het volume dat verwerkt moet worden en de complexiteit rondom afsluiting, controlling en rapportage. Omzet gebruiken we niet als maatstaf. Eerst bepalen we de scope, daarna volgt een vaste maandprijs.
Wanneer is uitbesteden interessanter dan een controller aannemen?
Iemand in dienst is logisch wanneer er voldoende structureel werk is voor een duidelijk afgebakende rol die je bewust intern wilt opbouwen. Uitbesteden wordt interessant wanneer het werk breder is dan één rol aankan, wanneer de vacature niet ingevuld raakt of wanneer je de afhankelijkheid van één persoon wilt verkleinen. De opties sluiten elkaar niet uit.
Kan Finable met onze bestaande financiële software werken?
Waar mogelijk sluiten we aan op de systemen en processen die al goed functioneren. Het uitgangspunt is niet om je financiële omgeving opnieuw op te bouwen omdat Finable erbij komt. Tijdens de start bepalen we welke systemen nodig zijn om het afgesproken werk uit te voeren.
Hoe houd ik controle als finance extern wordt uitgevoerd?
Doordat het ritme vastligt en er één aanspreekpunt is. Elke maand wordt het werk uitgevoerd, afgesloten, gecontroleerd en gerapporteerd, en bespreken we wat opvalt. Voor de start leggen we vast wie waarvoor verantwoordelijk is en welke toegang nodig is. In de praktijk krijgen veel bedrijven de cijfers juist eerder en completer dan daarvoor.
Benieuwd hoe jouw finance-functie eruit kan zien?
We kijken naar wat je vandaag hebt, waar het vastloopt en welke onderdelen je intern wilt houden of extern kunt organiseren.
Oprichter Finable